WHMCS ist eine weit verbreitete Software zur Verwaltung von Webhosting und anderen Online-Diensten. Obwohl sie weltweit genutzt wird, gibt es in Deutschland einige Herausforderungen, die es schwierig machen, WHMCS mit den Standardwerkzeugen zu nutzen. In diesem Artikel werden wir diese Herausforderungen diskutieren und Lösungen vorstellen, die es deutschen Nutzern ermöglichen, WHMCS effektiv zu nutzen.
Herausforderung 1: Unzureichende PDF-Rechnungsvorlage
Die Standard-PDF-Rechnungsvorlage von WHMCS enthält nicht alle notwendigen Informationen wie Steuernummer und Bankdaten. Dies kann zu rechtlichen Problemen führen, da in Deutschland bestimmte Informationen auf Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben sind.
Lösung: Es gibt zwei Hauptlösungen für dieses Problem. Die erste ist die WHMCS PDF-Rechnungsvorlage von Plambee, die für 24,95 € erhältlich ist und das PDF-Rechnungstemplate mit allen notwendigen Informationen erweitert. Die zweite Lösung ist das lexoffice Modul von Becker Software, das das WHMCS Rechnungswesen komplett durch die Markterprobte Software lexoffice ersetzt. Dieses Modul ist mit 8,50 € im Monat teurer, bietet aber eine umfassendere Lösung.
Herausforderung 2: Unzureichende Exportmöglichkeiten für den Steuerberater
WHMCS bietet keine ausreichenden Exportmöglichkeiten für den Steuerberater im DATEV Format. Dies kann die Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erschweren und zu Fehlern in der Buchhaltung führen.
Lösung 1: Die Verwendung von angebundenen Buchhaltungssystemen wie z.B. lexoffice oder sevDesk kann Abhilfe schaffen. Wir bieten für beide Softwarelösungen passende WHMCS Module an.
Lösung 2: Das Plugin Tecsee WHMCS 2 DATEV bietet eine Lösung für dieses Problem. Allerdings ist diese Lösung mit einem Preis von 1.188,81 € (Stand 05.07.2024) eher an mittelständische sowie große Unternehmen gerichtet.
Herausforderung 3: Keine Unterstützung für die Standardkontorahmen SKR03/SKR04 von DATEV
WHMCS ist kein Buchhaltungsprogramm, bietet jedoch Transaktionen und Buchungsmöglichkeiten.
Lösung: Es gibt zwei Möglichkeiten, um dieses Problem zu lösen. Die Erste besteht darin, Belege und Transaktionen zu exportieren und vom Steuerberater buchen zu lassen. Die zweite Möglichkeit besteht darin, WHMCS selbstständig an ein Buchhaltungsprogramm wie sevDesk oder lexoffice anzubinden. Dies kann mehr Aufwand bedeuten, bietet aber den Vorteil, dass man einen transparenten Einblick in seine laufenden Finanzen hat und besser planen kann. Becker Software bietet Module für lexoffice und sevDesk an.
Herausforderung 4: Keine Möglichkeit der doppelten Buchführung
In Deutschland ist die doppelte Buchführung für bilanzierende Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Ohne diese Möglichkeit kann es schwierig sein, die Finanzen des Unternehmens korrekt zu verwalten und zu überwachen.
Hier bleibt einem Nutzer leider nichts anderes möglich als auf ein externes Buchhaltungsprogramm wie sevDesk oder lexoffice zurückzugreifen. Die Möglichkeit der doppelten Buchführung in WHMCS besteht nicht.
Herausforderung 5: Kein rechtssicheres Bestellformular
Die Standard-Bestellformulare von WHMCS enthalten nicht alle notwendigen rechtlichen Informationen, wie die Widerrufserklärung und Datenschutzerklärung. Dies kann zu rechtlichen Problemen führen, da in Deutschland bestimmte Informationen auf Bestellformularen gesetzlich vorgeschrieben sind.
Lösung: Eine Möglichkeit besteht darin, eigenhändig Checkboxen zu implementieren. Eine andere Lösung bietet das Kassenformular von Hosting Station 55, das für 14,95 € pro Monat oder 199 € pro Jahr erhältlich ist.
Herausforderung 6: Nur englische E-Mail-Templates
Die E-Mail-Templates von WHMCS sind standardmäßig nur auf Englisch verfügbar und müssen aufwendig übersetzt werden. Dies kann zu Kommunikationsproblemen mit Kunden führen, die kein oder nur wenig Englisch sprechen.
Lösung: Plambee bietet eine deutsche Übersetzung der E-Mail-Vorlagen an. Die Installation ist mittels Copy-and-paste oder als automatisiertes Skript möglich. Letzteres benötigt etwas technisches Know-how. Die Texte sind für 9,99 € im Online-Store von Plambee erhältlich.
Herausforderung 7: WHMCS Adminbereich nur auf Englisch
Der WHMCS Adminbereich ist standardmäßig nur auf Englisch verfügbar, was für Mitarbeiter, die wenig Englisch können, problematisch sein kann. Dies kann die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen.
Lösung: Plambee bietet eine deutsche Übersetzung des WHMCS Adminbereichs an.
Herausforderung 8: Wenig Integration von deutschen Zahlungsanbietern
WHMCS bietet standardmäßig keine Integration von deutschen Zahlungsanbietern wie SOFORT oder Giropay an. Dies kann die Kundenzufriedenheit und -bindung beeinträchtigen, da Kunden möglicherweise ihre bevorzugten Zahlungsmethoden nicht nutzen können.
Lösung: Plambee bietet verschiedene Zahlungsanbieter wie SOFORT, Giropay oder Paysafecard als kaufbare Module an.
Herausforderung 9: GoBD Verletzung mit der Einstellung Mahngebühren
WHMCS fügt Mahngebühren auf existierende Rechnungen hinzu, was eine Verletzung der GoBD darstellt. Dies kann zu rechtlichen Problemen und Strafen führen.
Lösung: Ein kostenloser Codeschnipsel von Dennis (Plambee.de), der auf dem WHMCS Forum veröffentlicht wurde, löst dieses Problem, indem eine extra Mahngebühren Rechnung erstellt wird. Hierbei muss das hauseigene WHMCS System deaktiviert bleiben, da sonst die Gebührenberechnung doppelt erfolgt. Den Codeschnipsel finden Sie hier.
Herausforderung 10: Guthaben System
Das Guthaben System von WHMCS kann in Deutschland verwirrend für Kunden sein und macht die Buchhaltung kompliziert. Dies kann zu Fehlern in der Buchhaltung führen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.
Lösung: Es wird empfohlen, diese Funktion zu deaktivieren.
Herausforderung 11: Keine AV Vertrag Integration
Ohne eine AV Vertrag Integration können Datenschutzprobleme für Provider entstehen. Dies kann zu rechtlichen Problemen und Strafen führen, da der Datenschutz in Deutschland streng geregelt ist.
Lösung: Plambee bietet ein AV Modul an, mit dem Kunden eigenständig über das Kundencenter den Vertrag erstellen und herunterladen können. Der AV Vertrag selbst ist nicht inkludiert und muss eigenhändig eingefügt werden. Das Modul kann für 59,95 € gekauft oder für 6,99 € pro Monat gemietet werden.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Nutzung von WHMCS in Deutschland einige Herausforderungen mit sich bringt. Glücklicherweise gibt es für die meisten dieser Herausforderungen Lösungen, die es ermöglichen, WHMCS effektiv und rechtssicher in Deutschland zu nutzen. Es ist wichtig, sich über diese Herausforderungen und Lösungen im Klaren zu sein, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorteile von WHMCS voll ausschöpfen kann, während es gleichzeitig den deutschen Gesetzen und Vorschriften entspricht.
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen dabei hilft, WHMCS in Deutschland besser zu nutzen. Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung bei der Implementierung dieser Lösungen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
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