Als Hosting-Anbieter bzw. IT-Dienstleister kommt man nicht um das Thema korrekte Rechnungsstellung und Steuerausweisung herum. Besonders die Frage, wann und wie Umsatzsteuer auszuweisen ist, sorgt regelmäßig für Unsicherheiten – sowohl bei der Angebotskalkulation als auch bei der Rechnungsstellung.
In diesem Artikel gehe ich auf die wichtigsten Punkte rund um die korrekte Steuerausweisung (Brutto/Netto) ein und erkläre typische Fallstricke, die gerade im B2B- und B2C-Geschäft auftreten können.
#1. Grundsatz: Nettopreise im B2B, Bruttopreise im B2C
B2B (Business-to-Business): Die meisten gewerblichen Kunden erwarten Nettopreise. Die Umsatzsteuer ist dann separat auf der Rechnung ausgewiesen. Wichtig ist hierbei: Der Leistungsempfänger muss zum Vorsteuerabzug berechtigt sein.
B2C (Business-to-Consumer): Endverbraucher dürfen nur den Bruttopreis interessieren. In Angeboten, Preislisten und auf Rechnungen muss der Endpreis inklusive Umsatzsteuer angegeben werden.
Beispiel:
Angebot an ein Unternehmen: „Webhosting-Paket für 10,00 € zzgl. 19 % MwSt.“
Angebot an eine Privatperson: „Webhosting-Paket für 11,90 € (inkl. 19 % MwSt.)“
#2. Steuerausweis auf der Rechnung: Pflichtangaben laut § 14 UStG
Für eine ordnungsgemäße Rechnung – insbesondere im B2B-Geschäft – muss Folgendes enthalten sein:
Name und Anschrift beider Parteien
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
Rechnungsnummer
Leistungszeitraum/-datum
Netto-Betrag
Umsatzsteuerbetrag und -satz
Bruttobetrag
Wenn einer dieser Punkte fehlt, kann der Kunde die Vorsteuer nicht abziehen – und das gibt oft Rückfragen oder sogar Zahlungsverzögerungen.
#3. Reverse-Charge-Verfahren: Keine Steuer ausweisen!
Bietet man Leistungen ins EU-Ausland oder an Kunden außerhalb der EU an, kommt es auf die Leistungsart und den Sitz des Kunden an. Im B2B-Fall mit ausländischem Unternehmer gilt meist das Reverse-Charge-Verfahren.
Wichtig:
Keine Umsatzsteuer ausweisen!
Hinweistext auf der Rechnung: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
Auch bei Kunden außerhalb der EU (z. B. Schweiz, USA) gilt: Keine deutsche Umsatzsteuer, aber es sollte dokumentiert sein, dass es sich um eine Leistung ins Drittland handelt. Hier empfiehlt sich auf der Rechnung den Text "Leistung nicht im inland Steuerbar" oder auch "Service not subjected to domestic taxes" zu verwenden.
#4. Umsatzsteuerbefreiung bei Kleinunternehmern
Wenn man als Kleinunternehmer gem. § 19 UStG agiert, darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden – weder in Angeboten noch auf Rechnungen. Pflicht ist jedoch ein entsprechender Hinweis, z. B.:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Achtung: Wer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, muss sie auch ans Finanzamt abführen, selbst wenn sie gar nicht hätte berechnet werden dürfen.
#5. Praxis-Tipp: Einheitliches Preissystem & transparente Kommunikation
Gerade wenn man sowohl B2C- als auch B2B-Kunden bedient, empfiehlt es sich, entweder: Bruttopreise als Standard auszuzeichnen (z. B. im Online-Shop) und die Nettobeträge in Klammern zu ergänzen, oder beim Onboarding/Checkout klar abzufragen, ob es sich um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt und entsprechend zu unterscheiden.
Auch beim Support oder in der Angebotserstellung lohnt sich ein Hinweis wie:
„Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer – sofern anwendbar.“
#6. Fallbeispiel: WHMCS & Reverse-Charge – Der Preis bleibt gleich, aber die Steuer nicht
Ein häufiger Fall aus der Praxis betrifft das Hosting-Billing-System WHMCS, das von vielen Anbietern im B2B-Bereich eingesetzt wird.
Beispiel:
Du betreibst WHMCS im Brutto-Modus („Inclusive Tax“), weil du sowohl B2C- als auch B2B-Kunden hast. Ein Kunde aus Österreich mit gültiger UID wird korrekt als Reverse-Charge-Empfänger erkannt. WHMCS weist dann auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus – soweit korrekt.
Problem:
Der Kunde sieht nun eine Rechnung über den Bruttopreis – ohne Steuer. Effektiv zahlt er also denselben Betrag wie ein deutscher Endkunde mit Umsatzsteuer. Das ist inhaltlich falsch, da bei B2B-Leistungen ins EU-Ausland die Umsatzsteuer nicht erhoben werden darf. Der Kunde zahlt also zu viel.
Warum passiert das?
WHMCS rechnet nicht automatisch den Nettopreis aus dem Bruttopreis zurück, wenn ein Reverse-Charge-Fall vorliegt. Das führt dazu, dass der Bruttopreis fälschlich als Netto behandelt wird.
#Lösungsmöglichkeiten:
Option 1: WHMCS auf „Exclusive Tax“-Modus umstellen und Preise netto pflegen – das ist die sauberste Lösung für reine B2B-Shops.
Option 2: Workaround per Hook: Bruttopreis bei Reverse-Charge-Kunden nachträglich um die Steuer reduzieren.
Option 3: Preislogik und Kommunikation im Bestellprozess anpassen – z. B. Hinweis: „Preise inkl. USt – bei Reverse-Charge reduziert sich der Preis auf der Rechnung.“